Varstvo osebnih podatkov

Različica: 12. 10. 2026

Ta politika pojasnjuje, katere osebne podatke uporabljamo, zakaj jih potrebujemo, komu jih posredujemo in katere pravice imate. Nanaša se na spletno stran Essse Caffè Slovenija, spletno trgovino, Coffee Club ter naše predstavitvene in kampanjske strani, ki se sklicujejo na to politiko.

​

​

1. Upravljavec in kontakt

 

Upravljavec osebnih podatkov je:

Distribucija in prodaja, Tim Pavletič s.p.
Essse Caffè Slovenija
Industrijska cesta 5, 5000 Nova Gorica, Slovenija
Matična številka: 9151346000
Davčna številka: SI29866413
E-pošta: info@esssecaffe.si
Telefon: 040 798 738

Za vprašanja o osebnih podatkih in uveljavljanje pravic nam pišite na navedeni e-poštni naslov.

​

​

2. Obseg politike

 

Politika velja za obdelavo podatkov pri obisku www.esssecaffe.si ter povezanih poddomen in drugih kampanjskih strani, ki jih pod znamko Essse Caffè Slovenija upravlja Tim Pavletič s.p. in na katerih je ta politika navedena ali povezana.

​

Zajema povpraševanja, prošnje za klic, pripravo ponudb, nakupe, izposojo aparatov, uporabniške račune, članstvo, dostavo, servis, podporo, e-poštno obveščanje in spletno analitiko.

​

Vsi obiskovalci ne uporabljajo vseh storitev. Za posamezen obrazec ali storitev obdelujemo le podatke, ki jih potrebujemo za navedeni namen. Obrazec, obvestilo ob prijavi ali nastavitve piškotkov pokažejo, kaj velja pri vašem konkretnem dejanju.

​

Če za posamezno dejavnost velja dodatno obvestilo, ga predstavimo ob zbiranju podatkov. Ta politika ne ureja samostojnih storitev drugih spletnih strani, do katerih vodijo zunanje povezave.

​

​

3. Katere podatke obdelujemo in kako jih pridobimo

 

Podatke praviloma prejmemo neposredno od vas, ko izpolnite obrazec, oddate naročilo, ustvarite račun, se prijavite na obveščanje ali nas kontaktirate. Tehnični podatki nastanejo tudi ob obisku spletne strani.

​

Povpraševanja, ponudbe in komunikacija

Glede na obrazec in vsebino pogovora obdelujemo:

• ime in priimek oziroma ime, ki ga navedete;

• telefonsko številko in e-poštni naslov;

• naziv podjetja in podatke kontaktne osebe, če povprašujete za podjetje;

• vsebino vprašanja, sporočila in komunikacije z nami;

• izdelek ali rešitev, ki vas zanima, ter podatke, potrebne za pripravo ponudbe;

• datum in čas oddaje ter zapis potrditve ali privolitve, kadar jo obrazec vsebuje;

• vir povpraševanja, oznake kampanje in naslov strani, s katere je bilo poslano.

​

Oznake kampanje, kot so utm_source, utm_medium, utm_campaign in utm_content, lahko shranimo skupaj s povpraševanjem, če so prisotne v povezavi. Z njimi ugotavljamo, katera kampanja je privedla do povpraševanja.

​

Obvezna in neobvezna polja so označena v posameznem obrazcu. Prosimo, da v vprašanja ne vključujete gesel, celotnih podatkov plačilnih kartic ali občutljivih osebnih podatkov, ki jih za odgovor ne potrebujemo.

​

Nakupi, pogodbe in uporabniški račun

Za izvedbo naročila ali pogodbe obdelujemo kontaktne podatke, naslov za račun in dostavo, podatke podjetja, podatke o naročenih izdelkih, pogodbi, plačilu in dostavi ter podatke, potrebne za servis, garancijo ali podporo.

​

Pri računu in članstvu obdelujemo podatke, potrebne za uporabo teh storitev, povezavo z naročili ter upravljanje ugodnosti.

​

Obisk spletne strani

Za delovanje in varnost strani lahko ponudniki gostovanja obdelujejo IP-naslov, datum in čas zahteve, zahtevano stran, podatke o brskalniku in napravi ter varnostne dnevnike.

​

Če dovolite statistiko, obdelujemo tudi podatke o uporabi strani, na primer ogledane strani, vir obiska, vrsto naprave in dejanja, kot sta klik na povezavo ali uspešna oddaja obrazca. Orodje za piškotke zabeleži vašo izbiro in podatke, potrebne za upravljanje ter dokazovanje te izbire.

​

E-poštno obveščanje

Za prijavo na ponudbe in novice obdelujemo e-poštni naslov, ime, če ga navedete, izbrane nastavitve ter dokaz o prijavi in morebitni odjavi. Dokaz lahko vključuje datum, vir prijave in besedilo oziroma različico privolitve.

​

Kadar je v posameznem e-poštnem sporočilu vključeno merjenje odziva, lahko Brevo zabeleži dostavo, odprtje, klik ali odjavo. Takšno merjenje je ločeno od statističnih piškotkov na spletni strani. Za nenujno individualno sledenje pridobimo ustrezno privolitev, kadar je zahtevana, in posameznika o tem obvestimo.

​

​

4. Nameni in pravne podlage

 

Povpraševanja in dogovorjeni klici

Podatke uporabimo za odgovor, klic, ki ga zahtevate, pripravo ponudbe in dogovor o izdelku ali storitvi. Kadar gre za ukrepe na vašo zahtevo pred sklenitvijo pogodbe, je podlaga člen 6(1)(b) GDPR.

​

Za odgovor na druga splošna vprašanja se lahko opremo na zakoniti interes za obravnavo vaše komunikacije, ob upoštevanju vaših pravic: člen 6(1)(f) GDPR.

​

Naročila in pogodbe

Podatke obdelujemo za izvedbo nakupa, dostavo, izposojo aparata, upravljanje pogodbe ter pogodbeno podporo in servis. Podlaga je izvajanje pogodbe: člen 6(1)(b) GDPR.

​

Zakonske obveznosti

Podatke, potrebne za račune, davčne obveznosti in druge zakonske zahteve, obdelujemo na podlagi člena 6(1)(c) GDPR.

​

Marketing in analitika

E-poštne ponudbe in novice na podlagi posebne prijave pošiljamo na podlagi vaše privolitve: člen 6(1)(a) GDPR in veljavna pravila ZEKom-2.

​

Nenujno spletno analitiko izvajamo na podlagi privolitve za statistiko. Prijava na e-poštni marketing, dovoljenje za statistične piškotke in oddaja povpraševanja so ločena dejanja.

​

Varnost in pravni zahtevki

Za odkrivanje zlorab, varnost storitev ter uveljavljanje ali obrambo pravnih zahtevkov lahko obdelujemo potrebne podatke na podlagi zakonitega interesa: člen 6(1)(f) GDPR. Podatke in trajanje omejimo na potrebe posameznega namena.

​

​

5. Obrazci in notranja obravnava povpraševanj

 

Na naših kampanjskih straneh za sprejem in shranjevanje povpraševanj uporabljamo Google Apps Script in Google Sheets. Ob oddaji se lahko pošlje tudi notranje e-poštno obvestilo naši ekipi. Obrazci na glavni spletni strani lahko uporabljajo tudi funkcionalnosti platforme Wix.

​

Podatke obravnavajo člani ekipe, ki jih potrebujejo za odgovor, dogovorjeni klic ali pripravo ponudbe. Zapis vira kampanje nam pomaga oceniti uspešnost naših aktivnosti. To ne pomeni samodejne prijave na marketing.

​

Obrazec lahko oddate tudi brez dovoljenja za statistične ali marketinške piškotke. Kontaktni podatki in vsebina vprašanja iz obrazca se prek našega dogodka uspešne oddaje ne pošiljajo v Google Analytics.

​

Če želite odgovor po telefonu ali e-pošti, uporabimo ustrezni kontakt za obravnavo vaše zahteve. Za prihodnje e-poštne promocije potrebujemo ločeno ustrezno podlago.

​

​

6. E-poštne ponudbe in novice prek Brevo

 

Za upravljanje prijav in pošiljanje e-poštnih ponudb uporabljamo Brevo. V ta namen Brevo prejme podatke, potrebne za pošiljanje, upravljanje nastavitev in odjavo.

​

Za prijavo na podlagi privolitve potrebujemo ločeno, prostovoljno odločitev. Prijava ni pogoj za povpraševanje ali nakup. Sama oddaja kontaktnega obrazca, dovoljenje za piškotke ali potrditev prebrane politike zasebnosti ne pomenijo prijave na e-poštne ponudbe.

​

Če se prijavite, vam lahko pošiljamo ponudbe za kavo, aparate in povezane izdelke ter novice Essse Caffè Slovenija v obsegu, pojasnjenem ob prijavi.

​

Brezplačno se lahko odjavite prek povezave v marketinškem sporočilu ali s sporočilom na info@esssecaffe.si. Po odjavi prenehamo uporabljati vaš naslov za ta namen. Preklic ne vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem.

​

Sporočila, potrebna za odgovor na vašo zahtevo, izvedbo naročila ali zakonsko obveznost, obravnavamo ločeno od marketinških sporočil.

​

​

7. Ponudniki in drugi prejemniki

 

Za navedene namene uporabljamo naslednje ponudnike. Posamezen ponudnik prejme podatke glede na storitev, ki jo uporabljate:

• NEOSERV: Gostovanje kampanjskih strani in poslovne e-pošte, tehnično delovanje, varnost ter varnostne kopije

• Wix: Glavna spletna stran, trgovina, uporabniški računi, članstvo in povezani obrazci

• Google Sheets in Google Apps Script: Sprejem, avtomatski zapis in notranja obravnava povpraševanj ter pošiljanje notranjih obvestil

• Google Analytics 4 in Google Tag Manager: Merjenje uporabe spletnih strani in upravljanje analitičnih oznak v skladu z izbiro piškotkov

• Brevo: Upravljanje e-poštnega obveščanja, prijav, nastavitev, pošiljanja in odjav

• Cookiebot in Usercentrics: Prikaz in shranjevanje nastavitev glede piškotkov ter upravljanje soglasij

• Ponudniki dostave, plačil, računovodstva, servisa in IT podpore: Izvedba naročila ali pogodbe, pomoč uporabniku, vzdrževanje ter zakonske obveznosti, kadar je posredovanje potrebno

• Ponudniki telefonskih storitev: Prenos telefonske komunikacije

• Pristojni organi: Posredovanje, ki ga zahtevajo predpisi ali je utemeljeno v konkretnem postopku

​

Nekatere strani nalagajo spletne pisave prek Google Fonts. Pri zahtevi za pisavo lahko Google prejme IP-naslov in tehnične podatke zahteve. To je ločeno od Google Analytics in lahko nastane tudi brez dovoljenja za statistiko.

​

Ponudniki lahko glede na storitev nastopajo kot obdelovalci ali kot samostojni upravljavci za svoje namene. Za trenutno uporabo Google Sheets prek običajnega Google računa veljajo splošni Googlovi pogoji in politika zasebnosti; za to uporabo ne navajamo, da gre za poslovno storitev Google Workspace z dogovorom o pogodbeni obdelavi.

​

Osebnih podatkov ne prodajamo. Podatke posredujemo v obsegu, potrebnem za navedeni namen.

​

​

8. Obdelava in prenosi zunaj EGP

 

Podatki se lahko zaradi uporabe mednarodnih ponudnikov obdelujejo tudi zunaj Evropskega gospodarskega prostora. Zaščitni ukrepi so odvisni od ponudnika, vrste storitve in konkretnega prenosa.

• Google v svojem obvestilu o prenosih navaja uporabo sklepov o ustreznosti, okvira EU–ZDA za varstvo podatkov za vključene certificirane ameriške družbe in standardnih pogodbenih klavzul, kadar so potrebne. Ti ukrepi urejajo mednarodne prenose; ne pomenijo sami po sebi, da je običajni Google račun poslovna storitev s pogodbo o obdelavi.

• Wix v svojih pogojih obdelave določa prenos v Izrael na podlagi sklepa Evropske komisije o ustreznosti. Za nadaljnje prenose uporablja ustrezne sklepe ali zaščitne ukrepe, vključno s standardnimi pogodbenimi klavzulami, kadar so potrebne.

• Brevo za svoje podatkovne baze navaja gostovanje v Evropski uniji. Pri njegovih drugih izvajalcih je treba razlikovati med lokacijo baze in morebitnim dostopom ali nadaljnjo obdelavo.

​

Več informacij o dejanskih prejemnikih, mednarodnih prenosih ter načinu pridobitve informacij o uporabljenih zaščitnih ukrepih lahko zahtevate na info@esssecaffe.si.

​

Javna pojasnila ponudnikov so dostopna tudi v Googlovem obvestilu o prenosih, Wixovih pogojih obdelave, podatkih Brevo o lokaciji baz in pogojih Cookiebot.

​

​

9. Roki hrambe

Podatke hranimo glede na namen. Roki za povpraševanja, marketing, pogodbe in analitiko so ločeni.

​

• Zaključena povpraševanja brez nakupa ali pogodbe: Največ šest mesecev po zaključku obravnave oziroma zadnji vsebinski komunikaciji, povezani s povpraševanjem

• Povpraševanja, o katerih pogovor še dejansko poteka: Med obravnavo; po zaključku velja zgornji rok, če ne nastane druga utemeljena podlaga

• Kontaktni podatki za e-poštni marketing na podlagi posebne prijave: Do preklica oziroma največ 24 mesecev od prijave ali izrecne obnove privolitve, kar nastopi prej

• Minimalen dokaz marketinške privolitve: Toliko časa, kolikor je potreben za dokazovanje zakonitosti opravljenega pošiljanja ali konkretne pravne zahtevke; ne predstavlja aktivne marketinške liste

• Minimalen zapis odjave: Dokler je potreben, da preprečimo ponovno vključitev odjavljenega naslova; ne uporabljamo ga za pošiljanje ponudb

• Naročila, pogodbe, dostava, garancija in servis: Med izvajanjem storitve ter pozneje le za potrebne zakonske obveznosti, trajanje relevantne garancije ali potrebne pravne zahtevke

• Računi: Deset let po poteku leta, na katero se nanašajo, skladno z davčnimi predpisi

• Podatki računa ali članstva: Med uporabo računa oziroma do zaprtja; obvezno hranjeni podatki o računih in pogodbah se obravnavajo ločeno

• Podatki dogodkov v naši nastavitvi GA4: Dva meseca

• Uporabniški podatki v naši nastavitvi GA4: Štirinajst mesecev; rok se ob novi dejavnosti istega uporabnika ponovno začne šteti

• Zapisi soglasij Cookiebot: Po objavljenih pogojih ponudnika se podatki končnih uporabnikov brišejo sproti po 12 mesecih od zapisa

• Drugi zapisi nastavitev in posamezni piškotki: Po roku za konkretno tehnologijo oziroma zapis, navedenem v nastavitvah in politiki piškotkov

• Dnevniki NEOSERV: Po objavljenih pogojih ponudnika praviloma od 30 do 60 dni, glede na storitev in nastavitve strežnika; daljša obravnava posameznega incidenta le, kadar je potrebna

​

Pri presoji nadaljnje hrambe upoštevamo zaključenost namena, tekoč pogovor, zakonsko obveznost, trajanje konkretne garancije in obstoj dejanskega pravnega zahtevka. Hrambe neuspešnega povpraševanja ne podaljšujemo zgolj s pošiljanjem novih promocijskih sporočil. Odpiranje marketinškega sporočila ali nova poizvedba sama po sebi ne obnovita marketinške privolitve po zgornjem pravilu.

​

Če pride do nakupa ali pogodbe, podatke, potrebne za njeno izvajanje, obdelujemo za ta namen. To ne podaljša avtomatsko hrambe vseh podatkov iz prvotnega obrazca.

​

Po izteku roka se podatki izbrišejo ali nepovratno anonimizirajo. Pravilo velja tudi za povezane operativne kopije, kot so notranja e-poštna obvestila o povpraševanjih. Brisanje iz aktivnih zbirk ne pomeni takojšnjega izbrisa vseh zgodovinskih varnostnih kopij; te se izločajo po ciklu ponudnika in se ne uporabljajo kot nova aktivna marketinška zbirka.

​

Za poslovno zgodovino lahko ohranimo nepovratno anonimizirane skupne rezultate kampanj. Iz njih ni mogoče prepoznati posameznika. Zgornji nastavitvi GA4 ne določata trajanja piškotkov in ne vplivata enako na standardna združena poročila.

​

​

10. Piškotki, analitika in tehnične storitve

 

Za upravljanje nastavitev piškotkov uporabljamo Cookiebot oziroma Usercentrics. Orodje na posamezni strani prikazuje kategorije in omogoča spremembo vaše izbire.

​

Nujne tehnologije so potrebne za delovanje storitev in shranjevanje nastavitev. Za statistične in druge nenujne tehnologije pridobimo privolitev, kadar jo zahtevajo predpisi. Google Analytics 4 uporabljamo za merjenje uporabe in uspešnosti spletnih strani. Google Tag Manager upravlja namestitev oznak; ni nadomestilo za privolitev.

​

Na kampanjskih straneh z našo ureditvijo dovoljenja za statistiko se GA4 in GTM naložita po tej izbiri. Zavrnitev statistike ne prepreči oddaje obrazca ali kontakta z nami. Nujne strežniške povezave ter ločene zahteve za pisave niso isto kot statistični piškotki.

​

Nastavitve lahko spremenite prek povezave ali gumba za piškotke na posamezni strani. Privolitev za piškotke ni prijava na e-poštni marketing.

Več o tehnologijah, ponudnikih in rokih je navedeno v Politiki piškotkov ter v nastavitvah piškotkov na obiskani strani. Obseg nameščenih tehnologij se lahko med glavno stranjo in kampanjskimi stranmi razlikuje.

​

​

11. Obvezni in prostovoljni podatki

 

Kontakt in oddaja povpraševanja sta prostovoljna. Polja, potrebna za odgovor, klic, pripravo ponudbe ali izvedbo storitve, so označena v posameznem obrazcu. Brez potrebnih kontaktnih podatkov vam prek izbranega načina ne moremo odgovoriti.

​

Za naročilo in dostavo potrebujemo podatke, ki omogočajo izvedbo storitve ter izpolnitev zakonskih obveznosti. Nepotrebnih dodatnih podatkov ni treba posredovati.

​

Prijava na e-poštne ponudbe in dovoljenje za statistične ali marketinške piškotke sta prostovoljna. Zavrnitev ne preprečuje povpraševanja ali nakupa. Lahko nas kontaktirate tudi po telefonu ali e-pošti.

​

​

12. Vaše pravice

 

Pod pogoji GDPR lahko zahtevate dostop do svojih podatkov in kopijo, popravek, izbris, omejitev obdelave ali prenosljivost. Obdelavi na podlagi zakonitega interesa lahko ugovarjate. Privolitev lahko kadar koli prekličete.

​

Pri neposrednem trženju lahko kadar koli zahtevate prenehanje uporabe podatkov za ta namen. Za e-poštne ponudbe uporabite povezavo za odjavo ali nam pišite na info@esssecaffe.si.

​

Na zahtevo praviloma odgovorimo v enem mesecu. Če GDPR dopušča podaljšanje zaradi zahtevnosti ali števila zahtev, vas v prvem mesecu obvestimo o podaljšanju in razlogih. Ob upravičenem dvomu lahko zahtevamo podatke, ki so potrebni za preveritev vaše identitete.

​

Izbris ni brezpogojen za podatke, ki jih moramo še hraniti zaradi zakonske obveznosti ali potrebnih pravnih zahtevkov. Razloge za morebitno omejitev pravice vam pojasnimo. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem.

​

Pritožbo lahko vložite pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije. Aktualni kontaktni podatki in način vložitve so na voljo na www.ip-rs.si.

​

​

13. Varovanje podatkov in avtomatizacija

 

Dostop do osebnih podatkov omejujemo glede na naloge. Za varovanje uporabljamo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe glede na podatke in tveganja, tudi zaščito uporabniških računov ter varnostne funkcije uporabljenih storitev.

​

Zapisi obrazcev, notranja obvestila in nekatera tehnična opravila so avtomatizirana. Prek kampanjskih obrazcev ne izvajamo izključno avtomatskega odločanja, ki bi za vas imelo pravne ali podobno pomembne posledice. Pripravo individualnih ponudb in dogovore obravnava naša ekipa.

​

​

14. Spremembe politike

 

Politiko posodobimo, kadar se spremeni obdelava podatkov, na primer namen, prejemniki, uporabljene tehnologije, roki ali upravljavec. Aktualna različica je objavljena na spletni strani.

​

Nova kampanja, izdelek ali vizualna podoba ne spreminjajo teh pravil sami po sebi. Če nova dejavnost vključuje drugačno obdelavo, ustrezne informacije zagotovimo ob zbiranju podatkov.

​

Sprememba politike ne pomeni vaše nove privolitve. Kadar je za nov namen potrebna privolitev, jo pridobimo posebej. O pomembnih spremembah obdelave vas obvestimo na primeren način.